Cuestiones previas para realizar Alquiler vacacional.
El presente artículo trata de poner en perspectiva dos obligaciones necesarias poco conocidas, pero no por ello igual de importantes sobre los titulares e intermediarios de las viviendas de alquiler para uso vacacional como son la inscripción de los datos de los hospedados en los Ficheros de Hospedaje de la Policía, y el tratamiento de los mismos ante la Agencia de Protección de Datos (AEPD).
Primeramente, debemos entender que, si inscribimos los datos de todos los viajeros mayores de 16 años que se alojan en las viviendas que gestionamos, obtendremos un plus de seguridad jurídica, en caso de incumplimiento de contrato o daños intencionados durante el uso por éstos de la vivienda y que podrán valer ante los Tribunales de justicia para reclamar la correspondiente indemnización oportuna.
Hecha esta observación trataremos de poner en contexto esta problemática:
¿Debemos declarar los clientes hospedados a la Policía?
• Sí. El propietario o intermediario está obligado a identificar a todas las personas (clientes) que van a hospedarse y que sean mayores de 16 años, y para ello deberá llevar Libro-Registro de Viajeros y comunicar la entrada en las 24 horas siguientes a Cuerpo Policial que tenga las competencias en el municipio donde radique la vivienda (Guardia Civil o Policía Nacional).
• Esta obligación se completa cuando el viajero firma el oportuno parte de entrada., según el lugar donde se halle la vivienda de alquiler vacacional.
¿Cómo nos damos de alta en ese Fichero de Hospedajes?
• Propietarios o intermediarios de viviendas turísticas deberán acreditar tal condición, únicamente de forma presencial, en la Comisaría Nacional de Policía o Puesto de la Guardia Civil a la que esté circunscrita la vivienda y deberán aportar:
o Escritura o nota simple y, en su caso, contrato de gestión de la vivienda
o Declaración Responsable de la actividad presentada en el Registro de Turismo
o Documento de identidad del compareciente (propietario o gestor y, en su caso, autorizaciones de representación)
Después de haber obtenido el código único de identificación del establecimiento, se les dotará de una contraseña para acceder al Sistema de Hoteles, desde el que se podrán comunicar los hospedajes de forma telemática mediante grabación directa de cada viajero o enviando un fichero con todas las entradas del día. Con todos los datos rellenados.
• Esta gestión podrá ser canalizada a través de los siguientes enlaces:
o Policía Nacional: https://www.webpol.policia.es/e-hotel/
o Guardia Civil https://hospederias.guardiacivil.es/
Toda esta información es a nivel nacional, luego cada comunidad autónoma podrá tener una legislación propia.
Una vez obtenidos los datos de identificación de todos los viajeros mayores de 16 años que se alojen en una vivienda turística, ajustándose al modelo de cada cuerpo de seguridad, a groso modo la ficha deberá contener los siguientes datos:
• Nombre, Apellidos, Número de Documento de Identidad, Tipo de Documento, Fecha de Nacimiento, Sexo, Nacionalidad y Fecha de Entrada.
• Este parte también debe llevar el número de identificación, nombre, apellidos y firma del propietario o gestor intermediario.
El parte debe enviarse a la Policía Local, Nacional o Guardia Civil, según corresponda, a través de uno de los siguientes canales, y en las 24 horas siguientes:
• Telemáticamente: utilizando la aplicación policial en la que ya se habrá tenido que dar de alta. Se puede grabar directamente los datos de cada viajero o enviar un archivo con todos los partes de viajeros del día.
• Presencial: acudiendo a la comisaría con soporte informático o dos copias de soporte físico.
• Fax
¿Qué pasaría si no nos diéramos de alta en el sistema de Hospederías?
Según la Ley Orgánica 4/2015 no cumplir con estas obligaciones puede acarrear sanciones de entre 600€ hasta 30.000€ (art. 35 apdo. 20)
Tratamiento de datos. Obligación de darse de Alta Fichero Protección de Datos.
Consecuentemente una vez que se solicita habilitación para tratar datos de carácter personal sobre los viajeros y su inclusión en el fichero de hospederías, se tendrá la obligación por parte del propietario o intermediario de inscribirse ante la Agencia de Protección de Datos (AEPD).
El 25 de mayo de 2018 entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation – GDPR) publicado en abril de 2016.
Para el que todos los propietarios e intermediarios de viviendas de alquiler turístico o vacacional deberán haber adaptado sus sistemas y políticas de almacenamiento de datos.
La UE a través de este Reglamento, quiere establecer un marco común en el que los ciudadanos europeos tengan mayor control sobre sus datos. Esto implica que, no importa dónde se encuentre la empresa o la persona de la que se toman los datos, todas las empresas que emplean datos de ciudadanos europeos están obligadas a cumplir con esta norma.
¿Cómo me afecta ese Reglamento?
Tanto si eres propietario de una sola vivienda vacacional como un gestor con varias propiedades el nuevo reglamento europeo te afecta. El almacenamiento de datos que un propietario particular recopila sobre sus huéspedes es objeto del alcance del GDPR, ya que al igual que un gestor o empresa, recopila datos personales capaces de identificar a sus clientes
¿Qué ocurre si incumplo el reglamento europeo?
Resumidamente las infracciones más comunes son:
• Falta de consentimiento del interesado.
• Falta de mantenimiento y seguridad de los datos almacenados en los ficheros.
• No inscripción del Fichero correspondiente en la AEPD.
• Falta de evaluación de impacto relativa a la protección de los mismos.
Las sanciones previstas para los titulares que no inscriban los datos de los viajeros en el oportuno fichero de datos de carácter personal podrán acarrear severas multas que oscilan desde un 2% de la facturación global anual del ejercicio anterior hasta los 10 millones de euros.
¿Como empiezo a tratar los datos?
– Clasifica y categoriza el tipo de datos que almacenas. En la mayoría de los casos se tratarán de emails, direcciones postales, nombres o incluso número de pasaportes. Reflexiona sobre el uso que actualmente le das a estos datos y revisa tu política de almacenamiento y seguridad. Asegúrate de conocer el procedimiento de seguridad y quiénes tienen acceso a estos datos.
– ¿Estás autorizado para tratar esos datos?
Los datos de los usuarios únicamente se van a poder tratar cuando:
• Exista un consentimiento expreso de la cesión y empleo de estos datos
• Sean datos necesarios para la prestación del servicio. Por ejemplo, se necesita documentos identificativos de los huéspedes para facilitar dicha información a la policía para el registro de inquilinos.
• Si son necesarios para la protección del interés de un usuario
• Si son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal
Si nuestras necesidades no se corresponden con alguna de los puntos anteriores, se requiere un consentimiento explícito.
¿Cuánto tiempo debo mantener almacenados los datos?
Tenemos la obligación de guardar este libro un mínimo de tres años.
Desde Sadoz Abogados, podemos ayudarle en los trámites para dar de alta en el Fichero de la Agencia de Protección de Datos y establecer recomendaciones en el uso de los mismos.
No dude en ponerse en contacto con nosotros info@sadozabogados.es